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Déclarations : l’essentiel à savoir

A savoir / A faire

Que faut-il déclarer ?

Le bordereau d'appel de cotisations, ou déclaration de salaires, est essentiel pour le calcul de vos cotisations. Vous devez y reporter l’ensemble des salaires et éléments assimilés versés à vos salariés (y compris les rémunérations des gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et autres dirigeants versées au titre des tâches ressortant d’un emploi salarié effectif), calculer et régler les cotisations correspondantes.

Contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation : faut-il déclarer ?

L’employeur peut user de la faculté donnée par l’article D. 3141-23 du Code du travail et assurer lui-même le service des congés des salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du double respect des conditions de fond et des conditions de forme suivantes :

Conditions de fond :

1. Le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année.

2. Le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.

Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

Conditions de forme :

1. Lors de la conclusion du contrat, l’employeur doit informer la caisse de son intention de l’opposer en vertu des articles susvisés. Une copie du contrat doit être jointe.

2. L’employeur doit adresser, dans les huit jours suivant l’enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat par courrier recommandé.

À noter : ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

Que faire lorsqu’un contrat opposé à la caisse Congés Intempéries BTP est rompu avant le terme d’une année ?

L’article D. 3141-23 alinéa 2 du Code du travail prévoit que, dans un tel cas, l’employeur doit verser rétroactivement à la caisse les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

Que faire lorsqu’un employeur a oublié d’opposer un contrat à la caisse Congés Intempéries BTP et a lui-même payé les congés ?

Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, l’employeur a l’obligation d’effectuer les démarches d’opposition exposées ci-dessus. Dans le cas contraire, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse, au vu des articles D. 3141-23 du Code du travail et 3 du règlement intérieur.

Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés.

 

Cotisations sociales, retraite et prévoyance

La caisse assume le paiement de toutes les charges liées aux indemnités de congés payés qu’elle verse, sauf le FNAL et la cotisation transport.

Deux cas particuliers sont à prendre en compte :

Cotisations de retraite et prévoyance des ETAM et cadres

Les cotisations de retraite et prévoyance des ETAM et cadres sont :
- soit retenues directement au moment du paiement de l'indemnité de congé (mode direct),
- soit traitées par régularisation de la part de l’employeur (mode « déclaratif ») à cause du type de contrat souscrit par l'entreprise auprès de PROBTP — ou si le contrat est souscrit auprès d’une autre institution. 
Pour ces entreprises dites en mode déclaratif, ces cotisations donnent lieu à une régularisation de la part de l’employeur : celui-ci décompte la part salariale de l'indemnité de congé sur la paie de ses salariés et inclut dans ses déclarations auprès de la caisse de retraite complémentaire  et l'institution de prévoyance le montant de l’indemnité de congé communiqué par la caisse.
Le délai de versement par la caisse à l'employeur de la part patronale (dans la limite des taux minima obligatoires) dépend de la signature ou non de la convention par l'entreprise.

Régularisation annuelle des plafonds de sécurité sociale

Cette régularisation est effectuée à chaque règlement pour les indemnités que la caisse verse au cours de l’année civile. Vous n’avez pas à tenir compte des indemnités réglées par la caisse pour effectuer votre propre régularisation.

Qu'est-ce que l'attestation de régularité ?

Pour les marchés privés ou publics, Qualibat, certification PGN, etc., la caisse délivre sur simple demande une attestation de régularité à condition d’avoir réglé l’ensemble des cotisations exigibles.
Vous pouvez réaliser cette demande à partir de votre espace sécurisé en ligne.

Quelle est l’incidence du non-paiement des cotisations sur les congés ?

Conformément aux articles D.3141-31 du Code du travail, en cas de défaillance de l'employeur dans le paiement des cotisations, la caisse verse au salarié l'indemnité de congés payés au prorata des périodes pour lesquelles les cotisations ont été payées, par rapport à l'ensemble de la période d'emploi accomplie pendant l'année de référence.

L'employeur défaillant demeure tenu par l'obligation de payer à la caisse l'ensemble des cotisations, majorations de retard et pénalités qui restent dues.

Après régularisation de la situation de l'employeur, la caisse verse au salarié le complément d'indemnité de congés payés dû.

Comment s’opère le paiement des cotisations ?

Vous pouvez vous acquitter de vos cotisations par télérèglement depuis "Vos services en ligne" du site internet de la caisse, tout en conservant le contrôle de vos paiements.


Vous pouvez également payer par chèque bancaire ou par virement direct à notre compte. Pour cela, vous trouverez le RIB de la caisse dans la rubrique "Documentation" du site internet. N'oubliez pas d'indiquer sur l'ordre de virement votre numéro d'adhérent complet. 

Que faire en cas de difficulté de paiement ?

 

Ne retardez pas pour autant la transmission de votre bordereau d'appel à cotisation.

Accompagnement

La priorité de la caisse étant toujours de trouver un règlement amiable, n’hésitez pas si vous connaissez des difficultés de paiement à prendre contact avec le service adhésions/cotisations au :

- 02.31.15.50.50 pour les entreprises dont le siège social est situé dans les départements : 14, 50, 61 ou 72 ;

- 02.35.52.64.80 pour les entreprises dont le siège social est situé dans les départements : 60, 76 ou 80.

- 03 20 66 89 20 pour les entreprises dont le siège social est situé dans les départements : 62 et 59.

Majorations et sanctions possibles

En application des dispositions prévues à l'article 6 du règlement intérieur de la caisse,  tout retard dans la production des bordereaux d'appel de cotisations et/ou le paiement des cotisations, expose l'entreprise à  une majoration de retard dont le taux est fixé, par le Conseil d'administration de l'Union des Caisses de France du réseau Congés Intempéries BTP,  à 1 % par mois de retard sur le total des cotisations obligatoires dues. Tout mois commencé est compté pour un mois entier.
Calculées chaque mois, les majorations sont portées au débit du compte une fois par mois.
Ces mêmes majorations sont encourues par tout employeur tardivement affilié, pour le nombre de mois écoulés depuis la prise d'effet de l'affiliation.
L'employeur qui ne respecte pas les délais de règlement s'expose à des poursuites pénales devant le tribunal de police conformément aux dispositions de l'article R.3143-1 (anciennement R.262-6) du code du travail.
La caisse peut obtenir des dommages-intérêts en se constituant partie civile devant la juridiction pénale.
L'employeur peut également voir la caisse intenter contre lui une action civile en recouvrement des cotisations dues et des pénalités de retard.
Les frais et honoraires exposés à l'occasion des poursuites restent à la charge de l'adhérent poursuivi.

Que faire si je n’emploie plus de salarié ?

Une entreprise qui n'emploie plus de salariés pendant plusieurs mois et qui, cependant, continue son activité, peut demander à la caisse de mettre son dossier « en sommeil ». Elle doit toutefois s'engager, par écrit, à signaler à la caisse toute nouvelle embauche.

La mise en sommeil suspend l'envoi des bordereaux d'appel de cotisations, ou déclarations de salaires.

Que faire si je cesse mon activité ?

En cas de cessation d'activité, l'entreprise doit le faire savoir à la caisse. Elle est tenue de lui adresser une photocopie de sa radiation du Registre du commerce ou du Répertoire des métiers. Elle doit continuer à fournir ses déclarations de salaires et à payer ses cotisations jusqu'à la date effective où elle cesse d'exercer sa profession.

Tableau des assiettes des cotisations

Le principe général est que tous les salaires et versements assimilables à un salaire (primes, indemnités, avantages en nature…) doivent faire l’objet d’une déclaration.

Cas particuliers liés au statut du personnel

Mandataires sociaux

Les rémunérations attribuées au titre d'un mandat social n'ont pas le caractère de salaire.

Les dirigeants de sociétés (PDG, membre du directoire, gérant) exercent leur fonction en qualité de mandataires sociaux et non en vertu d'un contrat de travail : ils n'ont donc pas droit à des congés payés .
Les mandataires sociaux n'ont donc pas à déclarer leurs rémunérations à la caisse.

Cumul d’un mandat social et d’un contrat de travail
Les salaires que peut percevoir le dirigeant au titre d’un contrat de travail, cumulé avec son mandat social, doivent être déclarés.
Contactez le service affiliation de la caisse pour en savoir plus.

 

Jeunes en formation professionnelle

La déclaration à la caisse dépend du cadre juridique de cette formation :

Existence d’un contrat de travail

Dans le cadre d’un stage

Déclarer

Ne pas déclarer

 

Personnel détaché à l’étranger

Lorsqu’une entreprise du secteur du bâtiment ou des travaux publics procède à un détachement de salariés en dehors du territoire français, elle n’est pas pour autant dispensée de son obligation d’affiliation à la caisse Congés Intempéries BTP et doit donc lui déclarer les salaires versés à ses salariés détachés et verser ses cotisations.

VRP

Pour le statut de VRP titulaire de la carte professionnelle et du statut, aucune cotisation n’est appelée par les caisses.

Salarié associé de l’entreprise

Il n’y a aucune incompatibilité entre les qualités d’associé et de salarié dès lors qu'il existe :
— un contrat de travail (et donc un lien de subordination effectif avec le gérant),
—des fonctions distinctes
— et une rémunération distincte
.

Dans ce cas, le salarié associé doit être déclaré à la caisse.

Contrats à durée déterminée d’un an minimum

Le code du travail (article D.3141-23) permet à l’entreprise d’assurer elle-même le paiement des congés du personnel lié par un contrat à durée déterminée (CDD) supérieur ou égal à douze mois.


Vous pouvez donc, après accord de la caisse, assurer vous-même le paiement des congés de vos salariés dont les contrats répondent à ces conditions. Dans cette hypothèse, en cas de résiliation d’un contrat à durée déterminée avant son terme qui a pour conséquence de porter la durée du contrat à moins d’une année, vous devrez avertir la caisse de la résiliation dans les huit jours et verser immédiatement et rétroactivement les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours.


Quelle que soit l’option retenue (prise en charge directe du paiement des congés ou non), vous devez adresser les contrats, dûment enregistrés, de vos apprentis à la caisse.